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Rundum-Sorglos-Paket für die digitale Aktenführung

Ein Rundum-Sorglos-Paket für alte und neue Akten bietet die Boxdorfer Werkstatt im Rahmen des Forums "Dienstleistungen rund ums Büro" an.

Wer kennt das Problem nicht: Regalweise Akten aus der "predigitalen" Zeit stapeln sich im Keller. Und wenn man ein Dokument braucht, findet es sich garantiert im letzten Ordner. Das kostet Zeit und teuren Lagerplatz. Wie schön, wenn man auch auf die älteren Vorgänge bequem und schnell am Rechner zugreifen könnte.

Daten qualifiziert digitalisieren und indizieren

ScannerDas Forum Dienstleistungen rund ums Büro bietet dafür die maßgeschneiderte Lösung an – vom Erfassen, Bearbeiten und Verfügbarmachen alter Unterlagen bis zum sachgerechten Vernichten und Recycling und zur Weiterverarbeitung für Druck oder Mailing.

Die Boxdorfer Werkstatt hat dazu einen Hochleistungsscanner angeschafft, der bis zu 80 Blatt pro Minute einlesen kann. Mit dem Gerät ist es möglich, nahezu alle Papiersorten im Format von DIN A6 bis DIN A3, Duplex in SW oder farbige Vorlage zu verarbeiten.

DateneingabeBequemer geht es nicht: Mitarbeiter der Werkstatt holen auf Wunsch die Ordner beim Kunden ab und räumen bei Bedarf das Archiv leer. In der Werkstatt werden die Unterlagen sortiert und Markierungen eingearbeitet, bevor die Daten gescannt werden. Die Scannqualität wird dabei laufend überprüft.

Damit die Dateien später auch wieder gefunden werden, versehen die Beschäftigten der Boxdorfer Werkstatt sie mit Schlagworten nach Vorgaben des Kunden. Zur Qualitäts-Kontrolle wird dieser Vorgang sogar zweimal durchgeführt.

Akten entsorgen

Während der Auftraggeber seine Daten in digitaler Form (zum Beispiel als TIF-Dateien auf CD) erhält, werden die alten Akten weitergeleitet zur Vernichtung – oder sortiert zurückgebracht. Bei allen Arbeitsschritten ist der Datenschutz selbstverständlich gewährleistet. Die bestellte und anerkannte Datenschutzbeauftragte hat die Räume und alle Abläufe abgenommen. Auch die Kerngruppe, die derzeit aus zehn Beschäftigten besteht, ist in den Datenschutz eingewiesen.

Weitere Auskünfte

Boxdorfer WerkstattBoxdorfer Werkstatt
90427 Nürnberg, Am Spund 4
Tel.: 0911 9 30 99-0
Fax: 0911 9 30 99-99
www.boxdorfer-werkstatt.de
info@boxdorf-werkstatt.de
Ansprechpartner: Bernhard Kreutzer